市直各单位，各区档案局（馆）：

为了确保全市2003年度文件材料的归档应用新方法进行，现将《关于实施文件材料归档改革的主要做法》印发给你们，请认真组织实施。

 

 

 

 

二○○四年一月三十日　　　　

 

 关于实施文件材料归档改革的主要做法

 

1　总的方法

顺其自然，单件归档。顺应文件形成时的本来状况，以件为归档单位，逐件整理归档。

2　“件”的含义

2.1　单份文件，每份文件为一件。

2.2　各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件。

2.3　正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的，可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，正本与历次稿各为一件。

2.4　正件与附件为一件。如附件数量较多，或者太厚不易装订的，可各为一件。

2.5　正文与文件处理单为一件。

2.6　原件与复制件为一件。

2.7　转发件与被转发件为一件。

2.8　来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批复等）可作为组合件，或各为一件。

3　文件材料归档的主要步骤及其要求

文件材料归档可分为10个主要步骤：

（1）收集文件——（2）区分年度——（3）划分期限——（4）文件装订——（5）文件排列——（6）文件编号——（7）文件著录——（8）文件装盒——（9）打印目录——（10）填备考表

 3.1　收集文件，齐全完整

3.1.1　要根据本系统或本单位《文件材料归档与不归档范围》的规定，注意根据本单位的收发文登记本和印章使用登记本等进行核查，把反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数收集齐全完整。

3.1.2　对不需归档的文件材料要进行剔除。

3.1.3　要注意“帐外”文件的收集，特别是各种上报图表、花名册、本单位出版的书刊和外出开会带回的会议文件等。

3.1.4　未制订有《文件材料归档与不归档范围》的单位，要尽快研究制订。

3.2　区分年度，合理准确

根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。

3.2.1　一般的文件材料，放在其形成年度归档。

3.2.2　计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。

3.2.3　长远规划，放在文件内容针对的头一年。

3.2.4　多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。

3.2.5　跨年度的案件，放在结案的一年。

3.2.6　跨年度的会议，放在闭幕年。

3.3　保管期限，划分准确

3.3.1　按照本系统、本机关制定的《文件材料保管期限表》的规定，准确地判定每一份文件或每一组文件的价值，分别定为永久、长期、短期保管的文件。

3.3.2　未制订有《文件材料保管期限表》的单位，要尽快研究制订。

3.4　文件装订，保持原貌

3.4.1　修裱破损或幅面过小的文件

包括使用粘合剂和选定的纸张对破损的、幅面过小（小于16开）的文件进行修补或托裱。

 

3.4.2　复制字迹模糊或易褪变的文件

对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等进行复制。

3.4.3　超大纸张折叠

对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。

操作时要注意尽量减少折叠次数；文件页数较多时，宜整份折叠。

3.4.4　去除会生锈的金属物

去除会生锈的订书钉、曲别针、大头针等装订用品。

3.4.5　如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：

正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；原文在前，译文在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

3.4.6　装订位置及对齐文件

3.4.6.1　装订位置有两种：左侧装订和左上角装订（见图1、图2）。

 

                       

 

 

 

 

 

 

      图

图1左侧接位置                 图2左上角粘接位置

其中左上角装订仅用于粘接方式。

3.4.6.2　对齐文件方式：

采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐；

采用左侧装订的，应将左侧、下侧对齐。

3.4.7　装订

3.4.7.1　不锈钢钉式。

3.4.7.2　粘接式。通常用白乳胶粘接。

3.4.7.3　细线缝合式。包括缝纫机缝合、三孔一线式装订。

3.4.7.4　塑料钉式。两孔或三孔均可。

3.5　文件排列，合理有序

3.5.1　由全宗单位档案室集中归档的单位，先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照机构—时间或时间先后排列，并且尽可能将关系密切的同一次活动、同一项工作、同一次会议形成文件材料排列在一起。

3.5.2　由全宗单位内各部门分别整理归档的单位，先将归档的文件材料按内设机构分开，再将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切的同一次活动、同一项工作、同一次会议形成文件材料排列在一起。

3.5.3　统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成时间先后顺序排列。

3.5.4　同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。

3.6　文件编号，不重不漏

归档文件应逐件在首页上方空白处（建议在左上方）用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。

档号章的式样及填写示例见图3、图4：

全宗号		类别号		期限
年度		机构		件号

                        图3档号章式样  

全宗号	125	类别号	A	期限	1
年  度	2002	机  构		件号	132

                         图4已填好的“档号章”示例

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

类别号：一个立档单位不同门类档案的代号。如机关单位党政工团档案的类别号为“A”。

期限：即保管期限，标注归档文件保管期限代号或简称，永久为

“1”或“永”，长期为“2”或“长”，短期为“3”或“短”。

年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

机构：填写文件形成或主办部门的简称或代号，如不按机构进行分类，此栏可空。

件号：以年度为界线，由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号（如：某单位2001、2002年的党政工团类文件编号情况，见图5）；由全宗单位内各部门分别整理归档的，每个部门按保管期限分别编三个小流水号（如：某单位2001年的党政工团类文件编号情况，见图6）。

 

年度	期限	文件数量（件）	件号
2001年	永久	300	1~300
	长期	200	1~200
	短期	100	1~100
2002年	永久	450	1~450
	长期	350	1~350
	短期	250	1~250
………		……….	………

            图5某单位2001、2002年党政工团类文件编号情况表

年度	机构	期限	文件数量（件）	件号
2001年	办公室	永久	50	1~50
		长期	150	1~150
		短期	100	1~100
	业务一科	永久	20	1~20
		长期	200	1~200
		短期	50	1~50
	……..		………	…….
2002年	办公室	永久	40	1~40
		长期	200	1~200
		短期	150	1~150
	业务一科	永久	50	1~50
		长期	250	1~250
		短期	100	1~100
	………		……..	……..

      图6某单位2001、2002年党政工团类文件编号情况表

 

在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度的已归档文件之后编号归档。

3.7　文件著录，准确详细

把归档文件的有关项目录入专用的档案管理系统。

3.7.1　著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。

3.7.2　必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号的可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。

3.7.3　有关项目的具体著录要求如下：

件号：以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号。

责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者或发文机关；属联合发文的，可只著录第一责任者。

文号：文件的发文字号，如“佛档〔2002〕28号”。

题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不作随意改动。

如文件没有题名或虽有题名但实质内容，无法揭示出文件的实际内容和成份，应当加拟或重拟题名，加拟或重拟的题名附于原题名之后，外加“[　]”号，以示区别。如：“通知[关于召开市直单位档案工作座谈会的通知]”。

如文件有副题名，一般应录入。

“任免通知”、“表彰决定”等文件的题名通常只标注一个或部分人名，著录时需在题名之后，加上该文涉及的本单位其他有关人员的名字，并外加“[　]”号。如：“关于张景华等同志任职的通知[徐蕙、李淑贤]”。

日期：指文件形成日期。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月数字的右下角加“.”号；也可以不加“.”号，用8位阿拉伯数字标注（月、日不足两位要加“0”），如：20020409；一个立档单位只宜选择其中一种日期标注形式，并在相当时期内保持稳定。

页数：指每一份归档文件本身的有效页面数。文件处理单也要统计页数。

备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。

3.8　文件装盒，盒满为限

3.8.1　将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒。文件松紧要适当。

3.8.2　在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不按机构分类的单位此栏可空）、起止件号。其中：

“期限”用汉字标注，即填写“永久”、“长期”或“短期”，不填保管期限的代号；

“起止件号”填写：本盒内第一份文件的件号至最后一份文件的件号，两者间用一短杠连接。例如：55—90。“起止件号”可以印刷，也可以用碳素墨水工整书写。

档案盒背脊项目及填写示例见图7、图8。

全 宗 名 称

全宗号

类别号

年度

机构

期限

起止件号

   
                       图7档案盒背脊式样

 

 

 

 

佛 山 市 档 案 局

全宗号

125

类别号

A

年度

2002

机构

期限

永久

起止件号

55~90

                图8已填好的档案盒背脊示例

3.9　打印目录，一式三份

按不同的保管期限打印并装订归档文件目录。

3.9.1　《档案目录》由“目录夹”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。

3.9.2　目录夹

目录夹封面项目包括：全宗名称、类别、年度、保管期限四个基本项目，需要时还可增加其它项目（见图9）。

全宗名称　365bet足球开户 全 宗 号　125         类    别   A           年    度  2002        期    限  永久

图9：已填好的《档案目录》夹封面标签示例

目录夹脊背项目包括：全宗号、类别号、期限、年度（见图10）。

 

 

 

 

 

 

全宗号

125

类别号

A

期限

永久

年度

2002

                       图10已填好的《档案目录》夹背脊标签示例

3.9.3　拟写“归档说明”

“归档说明”内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。

“归档说明”放在“归档文件目录”之前。

3.9.4　打印归档文件目录

归档文件目录包括以下基本项目：年度、期限、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。需要时还可增加其它项目（见图11）。

其中“期限”即保管期限，标注归档文件保管期限代号或简称，永久为“1”或“永”，长期为“2”或“长”，短期为“3”或“短”；“年度”标注归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

 

 

归档文件目录	年度	期限	机构
	2003	2

 

 

 

3.9.5　装订“档案目录”

3.9.5.1　“档案目录”通常装订一式三份，其中一份用于文件材料归档工作情况检查，即各立档单位在完成年度文件材料归档任务后，于每年6月底前将上一年度的保管期限为永久、长期的归档文件目录报送到当地档案行政管理部门，以便档案部门及时掌握各单位的文件材料归档工作情况，并做好相应的业务指导工作；第二份目录将来随档案移交给当地的国家综合档案馆；第三份目录由立档单位自存供查找利用。

3.9.5.2　档案盒内不放置归档文件目录。

3.9.5.3　如一个单位文件数量不多，每年的归档文件目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。具体装订时，先按时间顺序将若干年度的“归档说明”排在前面，再按顺序接排相应年度的归档文件目录。

 

3.10　特殊情况，填入备考表

盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。

整理人：由负责本盒文件材料整理归档的人员签名。

检查人：由负责本盒文件材料归档质量审核的人员签名。

日期：填写归档的年、月、日。